Hilary DeCesare kirjoittaa Your Tangossa, että tehokkuus ei ole pelkkää kiirettä tai loputtomien tehtävien yliviivaamista. Todellinen tehokkuus syntyy siitä, miten hallitsemme omaa energiaamme, aikaamme ja ajattelutapojamme.

Aika- ja tuottavuusvalmentaja Alexis Haselburger, joka kuvaa itseään "ajaa mukavuudenhaluiseksi mutta kunnianhimoiseksi", on kehittänyt uransa sen ympärille, miten tehdään enemmän vähemmällä vaivalla.

Hänen kuusi ydinsalaisuuttaan auttavat muuttamaan koko työskentelytavan kevyemmäksi ja järkevämmäksi.

1. Toista tätä mantraa: "Riittävän hyvä on oikeasti tarpeeksi"

Täydellisyys ei ole tehokkuutta, se on ajanhukkaa. Useimmissa tilanteissa kukaan muu ei huomaa, missä kohtaa lopputulos siirtyy "riittävän hyvästä" "täydelliseksi".

Kokeile palauttaa seuraava työ tai projekti hieman ennen kuin olet täysin sinut sen kanssa. Aika säästyy, stressi vähenee ja opit, että laatu ei oikeasti laske.

Tutkimusten mukaan perfektionismi tuottaa väheneviä hyötyjä: tietyn pisteen jälkeen hienosäätö ei paranna lopputulosta, vaan jopa heikentää sitä.

2. Päästä irti entisestä

Jotta uudet toimintatavat voivat juurtua, vanhat täytyy päästää irti. Haselburgerin uran käännekohta oli potkut, vasta taantumasta syntyi uusi mahdollisuus.

Tutkimusten mukaan suuri osa käyttäytymisestämme on rutiinia, jota toistamme samoissa tilanteissa. Kun rikomme kaavan, esimerkiksi työskentelemällä päiväksi eri paikassa, aukeaa mahdollisuus toimia uudella tavalla.

Muutos syntyy siitä, että lakkaat kantamasta eilistä mukanasi.

3. Tee päivän päätteeksi suunnitelma huomiselle

Listaa illalla seuraavan päivän tärkeimmät tehtävät — ja jätä työ siihen. Tämä luo selkeän lopetuksen, estää työn valumista iltaan ja auttaa aloittamaan seuraavan aamun ilman stressiä.

Tutkimukset osoittavat, että 10-12 minuutin suunnittelu lisää tuottavuutta jopa 25 % ja palauttaa parin tunnin tehot, jotka muuten menisivät hukkaan.

4. Älä luota muistiisi

Ihmisen aivot toimivat lineaarisesti, emme multitaskaa, vaikka luulemme niin. Siksi tehtävät kannattaa kirjoittaa ylös yhteen paikkaan.

Kun kaikki on yhdessä listassa, etenet loogisesti ja huomattavasti tehokkaammin.

5. Aloita päivä ennen kuin avaat sähköpostin tai Slackin

Jos aloitat aamun viesteihin vastaamalla, mielesi siirtyy välittömästi reaktiotilaan. Päivä kuluu toisten odotusten perässä juosten, eikä mikään tehtävä tunnu etenevän.

Sen sijaan aloita tärkeimmällä: liikkumisella, meditaatiolla, hiljaisella hetkellä kahvikupin kanssa. Se pitää sinut proaktiivisessa tilassa ja lisää tehokkuutta. Kukaan ei huomaa eroa, vastaatko klo 8 vai 9, mutta sinä huomaat.

6. Seuraa energiatasojasi

Ihmisillä on luonnollisia rytmejä. Mid-morning ja iltapäivän väsymys ovat yleisiä ja niihin kannattaa suunnitella tehtäviä, jotka vaativat vähemmän ajattelua.

Pienet energianlisääjät, kuten kävely, kahvikuppi tai lyhyt lepohetki, palauttavat tehon nopeasti. Tehokkuus ei ole jatkuvaa puskemista, se on rytmin ymmärtämistä.

Lopuksi

Tehokkuus ei ole universaali malli. Jokaisen työrytmi, elämäntilanne ja vastuut ovat erilaisia.

Siksi DeCesare korostaa, että näitä kuutta tapaa kannattaa testata ja mukauttaa.

Tärkeintä ei ole tehdä enemmän, vaan tehdä oikein.

Kun aikaa ja energiaa käytetään viisaasti, kokonaisuus kevenee ja tehtävät alkavat hoitua kuin itsestään.