6 pientä keinoa katkaista kiireinen työpäivä – yksi muutos vie vain 15 sekuntia

Peräkkäiset kokoukset, viestit ja sähköpostit pitävät mielen jatkuvasti samassa kuormitustilassa. Lyhyet siirtymät voivat auttaa palauttamaan huomion ennen kuin edellisen tilanteen paine valuu seuraavaan.

Aamulla ajatus kulkee kirkkaasti, mutta seitsemännen kokouksen kohdalla kärsivällisyys, luovuus ja päätöksenteko eivät välttämättä ole enää samalla tasolla. Ongelma ei ole vain työn määrä, vaan se, ettei hermosto saa päivän aikana selvää merkkiä tilanteen vaihtumisesta.

Psychology Todayssa johtajuuden tutkijat Scott J. Allen ja Ronald E. Riggio esittelevät kuusi mikropalautumisen keinoa. Niitä yhdistää pieni koko: työpäivää ei tarvitse järjestää kokonaan uudelleen, jotta kuormittavaan jatkumoon syntyy katkos.

1. Muuta kahdenkeskinen tapaaminen kävelyksi

Kaikki kokoukset eivät tarvitse neuvottelupöytää tai näyttöä. Kahdenkeskinen keskustelu tai ideointi voi onnistua kävellen, jolloin istumisen tilalle tulee liikettä ja kasvokkain arvioimisen tunne vähenee.

Rinnakkain kävely voi tehdä keskustelusta vapaampaa, koska katsekontaktia ja ilmeitä ei tarvitse tarkkailla koko ajan. Menetelmä ei sovi luottamukselliseen keskusteluun vilkkaalla paikalla eikä tilanteeseen, jossa tarvitaan asiakirjoja, mutta oikeassa tehtävässä se yhdistää työn ja palauttavan liikkeen.

2. Tee noin 15 sekunnin hengityskatkos

Allen ja Riggio nostavat esiin fysiologisen huokauksen: kaksi peräkkäistä sisäänhengitystä nenän kautta ja niiden jälkeen pitkä, hidas uloshengitys suun kautta. Harjoitus vie vain hetken ja sen voi tehdä työpisteellä.

Vuonna 2023 julkaistussa tutkimuksessa lyhyet, jäsennellyt hengitysharjoitukset yhdistyivät mielialan paranemiseen ja fysiologisen kiihtymisen vähenemiseen. Yksi hengitys ei poista työkuormaa, mutta se voi katkaista automaattisen kiihtymisen ennen seuraavaa tehtävää.

3. Vaihda videopuhelu puhelinkävelyksi

Jos tapaamisen asiana on keskustelu eikä yhteisen tiedoston katsominen, videoyhteys ei aina tuo lisäarvoa. Puhelun aikana voi kävellä ulkona tai rauhallisessa sisätilassa ja saada samalla liikettä sekä vaihtuvan ympäristön.

Kävelyn on havaittu tukevan luovaa ideointia. Lisäksi kameran poistaminen vähentää oman kuvan ja muiden kasvojen jatkuvaa tarkkailua, joka voi lisätä videokokousten kuormittavuutta.

4. Tee pieni antelias teko

Kiireessä huomio kapenee helposti omiin tehtäviin ja uhkiin. Lyhyt kiitosviesti, avun tarjoaminen tai kollegan työn huomaaminen siirtää näkökulmaa ja vahvistaa yhteyttä muihin.

Tarkoitus ei ole ottaa lisää vastuuta valmiiksi ylitäyteen päivään. Pienen teon pitäisi olla aidosti rajattu, ei uusi tapa suostua aina tehtävään, jota kukaan muu ei halua.

5. Pysähdy ovella ennen seuraavaa tilannetta

Ennen kokoushuoneeseen astumista tai uuden puhelun avaamista voi pysähtyä kymmeneksi sekunniksi. Samalla voi nimetä yhden asian, jonka haluaa tuoda seuraavaan kohtaamiseen, ja yhden, jonka jättää edelliseen.

Mukaan voi ottaa uteliaisuuden, kärsivällisyyden tai täyden huomion. Taakse voi jättää edellisen kokouksen ärtymyksen. Fyysinen kynnys toimii tapahtumarajana, joka auttaa mieltä merkitsemään yhden kokonaisuuden päättyneeksi ja toisen alkavaksi.

6. Lyhennä oletuskokousta viidellä minuutilla

Puolen tunnin kokous voidaan aikatauluttaa 25 minuuttiin ja tunnin tapaaminen 50 tai 55 minuuttiin. Vapautuva aika ei ole uusi sähköpostirako, vaan mahdollisuus nousta, juoda vettä ja palauttaa huomio.

Viiden minuutin marginaali ehkäisee myös myöhästymisen ketjua. Seuraava tapaaminen alkaa eri tavalla, kun osallistujat eivät saavu siihen suoraan edellisen kokouksen viimeisestä lauseesta.

Pieni tauko ei korjaa liian suurta työmäärää

Mikropalautuminen auttaa säätelemään päivän kuormitusta, mutta se ei ratkaise kroonista henkilöstövajausta, epärealistisia tavoitteita tai kalenteria, jossa keskittymiselle ei jää lainkaan aikaa. Näissä tilanteissa tarvitaan myös työn rakenteiden muuttamista.

Hyvä aloitus on valita yksi keino ja tarkkailla viikon ajan, muuttuuko iltapäivän vireys tai tapa siirtyä tehtävästä toiseen. Pienikin katkos on hyödyllinen, jos se estää koko työpäivää muuttumasta yhdeksi pitkäksi keskeytysten ketjuksi.