Ehditkö työpäivän aikana tehdä itse työtä? Tutkijat nostavat esiin 4 kuormittavaa asiaa

Työpäivä voi täyttyä selvittelystä, odottamisesta ja päällekkäisistä tehtävistä. Työterveyslaitoksen tutkimus nostaa työuupumusoireilun yhteydessä esiin byrokratian ja ristiriitaiset vaatimukset. Tutkijan nimeämät neljä ongelmaa tarjoavat konkreettisen lähtökohdan oman työpaikan arjen tarkasteluun.

Työterveyslaitoksen Miten Suomi voi? -tutkimuksessa tarkasteltiin työn vaatimusten yhteyttä työuupumukseen. Keskeisiksi nousivat byrokratiavaatimukset ja rooliristiriidat.

Tutkija Jie Li nostaa tiedotteessa esiin kankeat toimintatavat, riittämättömät työvälineet, tiedon hitaan kulun ja ristiriitaiset odotukset. Ne voivat lisätä kiireen kokemusta ja vähentää varsinaiseen ydintyöhön jäävää aikaa.

Seuraavat arjen esimerkit havainnollistavat näitä neljää ongelmaa. Niiden avulla voi pohtia, mikä omassa työssä kaipaisi yhteistä ratkaisua.

1. Tavallinen tehtävä vaatii monta ylimääräistä vaihetta

Kankeus voi näkyä esimerkiksi tilanteessa, jossa sama tieto täytyy kirjoittaa kolmeen eri paikkaan. Jokainen merkintä vie vain hetken, mutta työntekijä joutuu palaamaan samaan asiaan toistuvasti.

Hyödyllinen kysymys työpaikalla olisi: kuka käyttää kerättyä tietoa ja mihin päätökseen sitä tarvitaan? Vastauksen perusteella voidaan arvioida, tarvitaanko kaikki kirjaukset vai voisiko yhden tiedon tallentaminen yhteen paikkaan riittää.

2. Työvälineet eivät vastaa tehtävää

Ajatellaan työntekijää, jonka pitäisi viimeistellä tehtävä tiettyyn aikaan, mutta häneltä puuttuu käyttöoikeus tarvittavaan järjestelmään. Aika kuluu oikean yhteyshenkilön etsimiseen ja avun odottamiseen.

Tällaisesta esteestä kannattaa puhua täsmällisesti: mikä väline tai oikeus puuttuu, mitä se estää tekemästä ja kenen päätöstä tarvitaan? Konkreettinen kuvaus antaa esihenkilölle selvemmän ratkaistavan asian kuin yleinen toteamus siitä, että järjestelmät ovat hankalia.

3. Tarvittava tieto saapuu liian myöhään

Esimerkiksi asiakastyötä tekevä voi tarvita vastauksen toiselta tiimiltä ennen kuin pystyy jatkamaan. Määräaika lähestyy, mutta kukaan ei tiedä, kenellä asian käsittely on. Työntekijä joutuu kyselemään perään ja selittämään asiakkaalle viivettä.

Työyhteisössä voisi sopia, kuka vastaa tiedon toimittamisesta ja miten kiireellinen kysymys ohjataan eteenpäin. Myös sovittu varahenkilö voi olla käytännöllinen ratkaisu tilanteeseen, jossa työ jää yhden ihmisen tavoittamisen varaan.

4. Kahteen vaatimukseen ei voi vastata yhtä aikaa

Esihenkilö voi esimerkiksi pyytää hoitamaan kiireellisen tehtävän samalla, kun toinen taho odottaa aiemmin sovittua työtä valmiiksi. Molemmat pitävät omaa pyyntöään ensisijaisena, mutta käytettävissä oleva aika ei muutu.

Tilanteen voi ottaa puheeksi näin: ”Näillä aikatauluilla ehdin tehdä joko tämän tai tuon. Kumpi tehdään ensin, ja kuka sopii toisen määräajan muuttamisesta?” Kysymys tekee valinnan näkyväksi ja tuo sen päätettäväksi.

Mitä työpaikalla voidaan muuttaa?

Työterveyslaitoksen Työpiste-lehden tutkijahaastattelussa korostetaan työnkuvien ja vastuiden selkeyttämistä. Työntekijää ei pidä jättää yksin keskenään mahdottomien vaatimusten kanssa. Myös päällekkäisiä työvaiheita ja raportointikäytäntöjä kannattaa arvioida yhdessä.

Yksi tapa aloittaa keskustelu on valita viime viikolta tehtävä, joka viivästyi. Missä kohdassa eteneminen pysähtyi? Mitä tietoa, välinettä tai päätöstä puuttui? Sen jälkeen voidaan sopia yksi muutos, vastuuhenkilö ja ajankohta, jolloin katsotaan, helpottiko muutos työn tekemistä.

Liiallinen työmäärä on edelleen yksi työuupumuksen riskitekijöistä. Tutkimuksen havainnot eivät tarkoita, että kiire olisi merkityksetöntä tai että jokainen hankala käytäntö johtaisi uupumukseen. Ne antavat syyn tarkastella työmäärän lisäksi myös sitä, millaisissa oloissa työ pitäisi saada tehdyksi.