3 Gmail-toimintoa tilanteisiin, joissa viestin aika ei ole juuri nyt

Vastaus on valmis perjantai-iltana, mutta haluaisit lähettää sen maanantaina. Toinen viesti odottaa tietoa, jonka saat vasta ensi viikolla. Gmailissa näitä tilanteita voi hoitaa kolmella eri toiminnolla, joiden eron tunteminen säästää turhaa etsimistä.

Googlen Gmail Ohjeet kuvaa erikseen lähetyksen ajoittamisen, lyhyen peruutusajan ja saapuneen viestin siirtämisen myöhemmäksi. Alla olevat vaiheet koskevat Gmailin käyttöä tietokoneen selaimessa.

1. Ajoita valmis viesti sopivaan hetkeen

Jos viesti on valmis mutta vastaanottajalle sopivampi lähetysaika on myöhemmin, kirjoita se tavalliseen tapaan. Paina Lähetä-painikkeen vieressä olevaa alanuolta ja valitse Ajoita lähetys. Valitse tämän jälkeen haluamasi ajankohta.

Esimerkiksi viikonlopun aikana valmiiksi tullut yhdistyksen tiedote voisi lähteä maanantaiaamuna. Tämä on oma valinta viestin ajoituksesta, ei oletus siitä, milloin kaikkien pitäisi lukea sähköpostinsa.

Ajoitetut viestit löytyvät vasemman reunan Ajoitetut-kohdasta. Jos haluat muuttaa sisältöä, avaa viesti ja peru sen lähetys. Viesti palautuu luonnokseksi, minkä jälkeen voit muokata sen ja ajoittaa uudelleen.

Google huomauttaa, että lähetys voi tapahtua muutamia minuutteja valittua aikaa myöhemmin. Käytössä on ajoituksen tekohetken aikavyöhyke, joten matkalla tehty ajastus kannattaa tarkistaa erityisen huolellisesti.

2. Anna itsellesi enemmän aikaa huomata lähetysvirhe

Jos unohdus välähtää mieleen heti Lähetä-painalluksen jälkeen, Kumoa-toiminnosta voi olla apua. Sen käyttöaika on kuitenkin lyhyt.

Avaa oikeasta yläkulmasta Asetukset ja Näytä kaikki asetukset. Kumoa lähettäminen -kohdassa peruutusajaksi voi valita 5, 10, 20 tai 30 sekuntia. Tallenna muutos sivun alareunasta.

Lähetyksen jälkeen näkyvästä ilmoituksesta valitaan Kumoa. Pidempi peruutusaika antaa enemmän harkinta-aikaa esimerkiksi puuttuvan liitteen huomaamiseen. Kyse ei ole myöhemmin käytettävästä keinosta vetää vanhaa viestiä takaisin vastaanottajalta.

3. Palauta saapunut viesti näkyviin vasta, kun voit tehdä sille jotakin

Jos vastaamiseen tarvittava tieto saadaan vasta tiistaina, viestin voi siirtää odottamaan. Googlen ohjeissa toiminto on englanniksi Snooze: se poistaa viestin tilapäisesti Saapuneet-näkymästä ja palauttaa sen valittuna ajankohtana näkymän kärkeen.

Vie hiiri viestin päälle, valitse oikealle ilmestyvä kellokuvake ja määritä päivä sekä kellonaika. Myöhemmäksi siirrettyjä viestejä voi etsiä myös hakukenttään kirjoitettavalla haulla in:snoozed.

Tämä toiminto ei lähetä toiselle ihmiselle vastausta. Jos lähettäjän täytyy tietää asian olevan käsittelyssä, hänelle voi vastata siitä erikseen ja siirtää viestin vasta sitten odottamaan.

Näistä kolmesta ajastus koskee tulevaa lähetystä, Kumoa juuri tehtyä lähetyspainallusta ja Snooze omaa saapuneiden näkymää. Valitse toiminto sen mukaan, minkä niistä haluat muuttuvan.