Eurocard on julkaissut raportin pohjoismaisten yritysten kulujen hallintaprosessin tilasta vuonna 2021.

Raportissa selvisi, että useat yritykset ovat jääneet jälkeen kuittien hallintaprosessiensa digitalisoinnissa. Lähes puolet yrityksistä käyttää edelleen paperisia kuitteja, vaikka käsittelemällä kuitit digitaalisesti aikaa voisi säästyä jopa 12,5 minuuttia kuittia kohden. Raportti osoitti myös, että harva yritys piti kirjaa ajasta, jota heiltä meni hukkaan paperikuitteja käsitellessä tai käsitellessään osan kuiteista digitaalisesti ja osan paperiversioina.

Yritykset nostivat tutkimuksessa esiin myös muita kuittien käsittelyyn liittyviä tehtäviä, joihin kului sekä hallinnon että työntekijöiden aikaa. Tällaisia oli esimerkiksi kuittien oikeisiin kuluihin yhdistämiseen ja virheiden korjaamiseen kulutettu aika. Tutkimuksessa todettiin, että virtaviivainen kuittienhallinnointi vaikuttaa työntekijöiden tyytyväisyyteen. Vanhanaikaiset järjestelmät aiheuttivat monenlaisia haittoja kuten tyytymättömyyttä ja ärtyneisyyttä, käytäntöjen noudattamatta jättämistä, kulujen käsittelyä myöhässä tai kulujen välttämistä. Yrityksissä, joissa työntekijöille tarjottiin sähköisiä kuitteja, työntekijät olivat jopa 190 % tyytyväisempiä kuin paperisia kuitteja käyttävissä yrityksissä.

Sähköinen kuitti on toimiva ja aikaa säästävä vaihtoehto paperisille kuiteille. Sähköisiä kuitteja käyttämällä myyjän kuitti yhdistyy sähköisesti suoraan oikeaan ostotapahtumaan ilman manuaalista työtä. Pohjoismaissa digitaalisten kuittien ja muiden elektronisten ratkaisujen hyödyt on tiedostettu myös valtiotasolla. Ne ovat osa Suomen reaaliaikatalouden edistämishanketta, jossa tuetaan yritysten siirtymistä taloushallinnon täydelliseen automatisointiin. Reaaliaikatalouden edistämishankkeessa pyritään siihen, että vuoteen 2025 mennessä yritysten välisistä kuiteista 80 prosenttia olisi digitaalisessa muodossa. Reaaliaikatalouden edistäminen on kirjattu Suomen hallitusohjelmaan, jonka mukaan Suomi haluaa olla reaaliaikatalouden edelläkävijä. Tavoitteeseen pääsyyn vaaditaan myös yritysten panosta.

Tutkimuksessa selvisi, että lähes puolet (47 %) kaikista työnantajista vaati työntekijöitä toimittamaan paperiset kuitit ja 38 % paperisten kuittien käyttäjistä kertoi, että sillä oli suora kielteinen vaikutus heidän työtyytyväisyyteensä. Sähköisten kuittien käyttäjistä puolestaan 64 % kertoi, että sähköisellä kuittien hallinnointiprosessilla oli suora positiivinen vaikutus heidän tyytyväisyyteensä. Vaikka 81 % pohjoismaisista yrityksistä vaatii työntekijöitä digitalisoimaan kuitit, yrityksistä 49 % ei tue työntekijöitä asianmukaisilla työkaluilla.

Sujuvat prosessit vapauttavat työntekijöiden aikaa ja johtavat säästöihin hallinnollisissa tehtävissä. Virheiden mahdollisuus käytännössä häviää, kun sähköiset kuitit yhdistetään oikeaan tapahtumaan automaattisesti. Ne myös vähentävät petosriskiä ja helpottavat verosäännösten noudattamista. 77 % tutkimukseen vastanneista yrityksistä kertoi, että sähköisillä kuiteilla on ollut positiivinen vaikutus yrityksen hallinnointiprosessiin.

Yritysten haastattelut osoittivat, että tehokas, virtaviivainen kuittien hallinnointiprosessi tuo yritykselle huomattavasti lisäarvoa. Yksinkertaisuutta ja helppokäyttöisyyttä pidettiin tärkeämpänä kuin järjestelmän kustannuksia. Yritysten mukaan sähköisten kuittien käytössä tärkeimpiä tekijöitä ovat palvelun helppokäyttöisyys, yksinkertainen integrointi nykyisiin IT-järjestelmiin ja kuittien käsittelyyn käytetyn kokonaisajan lyheneminen kustannusten säästämiseksi.

”Edellisestä raportistamme on kulunut neljä vuotta, ja nyt oli aika tarkastella alan kehitystä ja tilannetta”, kertoo Eeva Virtanen, Eurocardin myyntijohtaja. ”Teimme raportin yhteistyössä United Mindsin kanssa ja keskityimme tarkastelemaan muutamaa keskeistä aluetta, joiden tiedämme olleen aiemmin yrityksille ongelmallisia. Oli yllättävää, että missään kohdemaassa ei oltu vielä tarkasteltu kuittien käsittelyn todellisia kustannuksia. Yli 50 % manuaalisia järjestelmiä käyttävistä kertoivat olevansa tyytymättömiä. Se on asia, jossa voimme auttaa yrityksiä helposti”, hän lisää.